Canal de denúncies (Canal d'informació segons Llei 2/2023 de protecció a l'informant)

¿Què és un Canal de Denúncies?

El canal de denúncies és una de les obligacions establertes en la Llei 2/2023. Cal indicar que la Finalitat d'aquesta Llei és atorgar una protecció adequada davant de les represàlies que puguin patir les persones físiques que informin sobre alguna de les accions o omissions que puguin constituir un fet denunciable, segons es defineix a la pròpia Llei. I per a això s'estableixen diversos procediments per a les denúncies, sent el Canal de Denúncies un dels punts clau per a això.

¿Quines empreses o entitats tenen obligació de disposar d'un Canal de Denúncies?

- Si l'empresa té 50 o més treballadors

- Independentment del nombre d'empleats, si et dediques a serveis financers, prevenció del blanqueig de capitals o del finançament del terrorisme, seguretat del transport o protecció del medi ambient.

- Si es tracta d'un partit polític gestionat amb fons públics o d'una fundació dependent d'un.

- Si es tracta d'una administració pública o ens públic.

¿Qui pot denunciar?

• a) les persones que tinguin la condició d'empleats públics o treballadors per compte aliè;
• b) els autònoms;
• c) els accionistes, partícips i persones pertanyents a l'òrgan d'administració, direcció o supervisió d'una empresa, inclosos els membres no executius;
• d) qualsevol persona que treballi per o sota la supervisió i la direcció de contractistes, subcontractistes i proveïdors.

¿Què es pot denunciar?

En general, accions o omissions que puguin ser constitutives d'infracció penal o administrativa greu o molt greu. En tot cas, s'entendran compreses totes aquelles infraccions penals o administratives greus o molt greus que impliquin trencament econòmic per a la Hisenda Pública i/o per a la Seguretat Social, així com qualsevol acte de terrorisme, contra la seguretat del transport, o contra el medi ambient.

Es podran denunciar fets del tipus descrit quan es tinguin motius raonables per pensar que la informació referida és veraç en el moment de la comunicació o revelació, encara que no aportin proves concloents.

Queden expressament exclosos de la protecció prevista en aquesta llei aquelles persones que comuniquin o revelin:

1. a) Informacions contingudes en comunicacions que hagin estat inadmeses per algun canal intern d'informació
2. b) Informacions vinculades a reclamacions sobre conflictes interpersonals o que afectin únicament a l'informant i a les persones a les quals es refereixi la comunicació o revelació.
3. c) Informacions que ja estiguin completament disponibles per al públic o que constitueixin meres rumors.

¿Com es pot denunciar?

Qualsevol denunciant pot utilitzar el canal de denúncies de l'empresa (preferentment, segons la Llei 2/2023), o bé davant l'Autoritat Independent de Protecció del Informant, A.A.I., o davant les autoritats o òrgans autonòmics corresponents.

A la web de l'empresa s'explicita com funciona el canal de denúncies de l'empresa, així com els requisits per accedir-hi, i la informació rellevant de protecció al denunciant que cal conèixer.

¿Què ha de fer una empresa per implantar un Canal de Denúncies?

1. Establir el Canal d'Informació intern (Canal de Denúncies) que compleixi amb tots els requisits establerts en la Llei 2/2023 per a aquest canal. Aquest requisit es compleix contractant el Canal de Denúncies de Comandsign.

2. Designar un Responsable del Sistema d'Informació. Aquest responsable haurà de ser un directiu, que pugui desenvolupar les seves funcions de manera independent i autònoma respecte de la resta d'òrgans de l'entitat o organisme. No podrà rebre instruccions de cap tipus en el seu exercici, i haurà de disposar de tots els mitjans personals i materials necessaris per portar-les a terme. Quan la naturalesa o la dimensió de les activitats de l'entitat no justifiquin o permetin l'existència d'un directiu Responsable del Sistema, serà possible el desenvolupament ordinari de les funcions del lloc o càrrec amb les de Responsable del Sistema, tractant en tot cas d'evitar possibles situacions de conflicte d'interès.

El Responsable del Sistema serà l'encarregat de realitzar totes les accions previstes per a la recepció i gestió de les denúncies que es rebin.

3. Establir un procediment de gestió de les informacions/denúncies.

El procediment estableix les previsions necessàries perquè el Sistema intern d'informació compleixi amb els requisits establerts en aquesta llei. El sistema Comandsign proporciona també el procediment a l'empresa, a fi que el responsable del Sistema d'Informació (la persona que internament haurà de gestionar la denúncia) pugui complir amb les seves obligacions.

El Canal de Denúncies Comandsign garanteix el compliment dels requisits exigibles al Canal de Denúncies, en particular:

• Identificació del canal de denúncies per als possibles denunciants, incloent a la web de l'empresa i en Comandsign com funciona el canal de denúncies de l'empresa, així com els requisits per accedir-hi, i la informació rellevant de protecció al denunciant que cal conèixer, i el dret a utilitzar el canal extern.
• Enviament d'acusament de rebut de la comunicació a l'informant, en el termini de set dies naturals següents a la seva recepció, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació. El sistema Comandsign permet establir comunicacions d'acusament de rebut automàticament, de manera que es complirà amb aquesta obligació sense necessitat d'acció voluntària del Responsable.
• El Canal de Denúncies permet donar resposta a les actuacions d'investigació, donant avís previ automàticament al Responsable per no incomplir els terminis màxims establerts en la Llei (no podrà ser superior a tres mesos a comptar des de la recepció de la comunicació).
• Mantenir la comunicació amb l'informant i, si es considera necessari, de sol·licitar a la persona informant informació addicional.
• Establiment del dret de la persona afectada a que se li informi de les accions o omissions que se li atribueixen, i a ser escoltada en qualsevol moment. Aquesta comunicació tindrà lloc en el temps i forma que es consideri adequat per garantir el bon fi de la investigació.
• Garantia de la confidencialitat quan la comunicació sigui remesa per canals de denúncia que no siguin els establerts o a membres del personal no responsable del seu tractament, al qual s'haurà format en aquesta matèria i advertit de la tipificació com a infracció molt greu del seu trencament i, així mateix, l'establiment de l'obligació del receptor de la comunicació de remetre-la immediatament al Responsable del Sistema.
• Exigència del respecte a la presumpció d'innocència i a l'honor de les persones afectades.
• Respecte de les disposicions sobre protecció de dades personals d'acord amb el que preveu el títol VI.
• Remissió de la informació al Ministeri Fiscal amb caràcter immediat quan els fets poguessin ser indiciàriament constitutius de delicte. En el cas que els fets afectin als interessos financers de la Unió Europea, es remetrà a la Fiscalia Europea.

¿Com funciona el Canal de Denúncies?

El canal de Denúncies, en compliment de les obligacions establertes en la Llei, permet les següents accions al denunciant:

• El primer accés del denunciant al Canal de Denúncies Comandsign es podrà realitzar per mail o telefònicament, a l'adreça de mail o al número de telèfon establerts i publicitats per al Canal de l'empresa. Des d'aquest primer accés i en qualsevol de les comunicacions posteriors el denunciant podrà actuar identificant les seves dades personals (incloent les dades per mantenir totes les comunicacions posteriors, com ara número de telèfon i/o mail), o bé anònimament.
• En aquest primer accés s'informarà al denunciant que pot realitzar comunicacions per escrit o verbalment, o de les dues formes. Per escrit el sistema Comandsign li habilita un sistema per escriure la denúncia sobre la mateixa plataforma, o bé li permet que remeti un escrit redactat per ell mateix (per correu postal, o escrit enviat per correu electrònic). En tots dos casos Comandsign registrarà la documentació de manera segura i fefaent. També permet la recepció verbalment, per via telefònica o a través de sistema de missatgeria de veu, registrant en aquest cas. S'informarà també que podrà fer la denúncia mitjançant una reunió presencial, a convocar dins del termini màxim de set dies. Si escau, s'advertirà a l'informant que la comunicació serà gravada i se li informarà del tractament de les seves dades d'acord amb el que estableix el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016.

A més, a aquelles persones que realitzin la comunicació a través de canals interns se'ls informarà, de manera clara i accessible, sobre els canals externs d'informació davant les autoritats competents i, si escau, davant les institucions, òrgans o organismes de la Unió Europea.

Les comunicacions verbals, incloses les realitzades a través de reunió presencial, telefònicament o mitjançant sistema de missatgeria de veu, hauran de documentar-se d'alguna de les maneres següents, amb el consentiment previ de l'informant:

• a) mitjançant una gravació de la conversa en un format segur, durador i accessible, o
• b) a través d'una transcripció completa i exacta de la conversa realitzada pel personal responsable de tractar-la.

A partir del primer contacte del denunciant, Comandsign remetrà al gestor de l'empresa les dades rebudes en aquest primer contacte:

• La seva identificació, amb les dades facilitades per ell (o informació del seu desig de ser anònim), així com les dades establertes amb el seu consentiment per a posteriors comunicacions i acusament de rebut.
• El contingut de la denúncia rebuda fins al moment d'avís al gestor de la mateixa, donant accés al gestor a aquest contingut a través de la plataforma Comandsign, on es garanteix el compliment de tots els requisits exigibles al canal de denúncies.

A partir d'aquesta primera comunicació, el gestor del Sistema d'Informació podrà continuar amb totes les accions de la gestió de la denúncia, o bé sol·licitar el suport de Comandsign per a això, tant a nivell de registre de les accions que es vagin realitzant, com a nivell d'assessorament legal sobre el contingut de la denúncia, a través de l'equip d'advocats de Comandsign.

Tarifes de Comansign

150 € / any (+iva), per a empreses que ja són clientes d'altres opcions de Comandsign. En cas d'ús exclusiu de Comandsign com a Canal de denúncies, el preu serà de 200 € / any (+iva)

Comandsign realitzarà les següents accions:

• Posarà a disposició de l'empresa el Canal de Denúncies, incloent els mitjans d'accés (telèfon i mail per a l'ús del canal de denúncies per part dels denunciants), plataforma informàtica de gestió i registre de totes les accions de cada cas (informacions del denunciant, respostes al mateix, avisos automàtics de qualsevol acció realitzada al gestor de l'empresa, configurable quant al sistema de com avisar així com els terminis desitjats pel gestor per a això). El gestor rebrà suport per a l'accés a qualsevol dels registres que s'hagin inclòs sobre cada cas, o per incloure qualsevol registre que el denunciant hagi fet arribar a l'empresa per qualsevol mitjà extern a Comandsign (carta escrita enviada per correu postal, per exemple, que serà incorporada com a registre a l'expedient dins de Comandsign per complir amb els requisits legals de conservació de dades i de confidencialitat dels mateixos)

Nota: els mitjans d'accés podran configurar-se per utilitzar telèfon i/o mail propis de l'empresa.

En qualsevol moment el gestor podrà sol·licitar assessorament legal sobre qualsevol cas. Es pressupostarà cada acció en el moment que sorgeixi la necessitat.