Canal de denuncias (Canal de información según Ley 2/2023 de protección al informante)

¿Qué es un Canal de Denuncias?

El canal de denuncias es una de las obligaciones establecidas en la Ley 2/2023. Debe indicarse que la Finalidad de esta Ley es otorgar una protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen sobre alguna de las acciones u omisiones que puedan constituir un hecho denunciable, según se define en la propia Ley. Y para ello se establecen diversos procedimientos para las denuncias, siendo el Canal de Denuncias uno de los puntos clave para ello.

¿Qué empresas o entidades tienen obligación de disponer de un Canal de Denuncias?

- Si la empresa tiene 50 o más trabajadores

- Independientemente del número de empleados, si te dedicas a servicios financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, seguridad del transporte o protección del medio ambiente.

- Si se trata de un partido político gestionado con fondos públicos o de una fundación dependiente de uno.

- Si se trata de una administración pública o ente público.

¿Quién puede denunciar?

• a) las personas que tengan la condición de empleados públicos o trabajadores por cuenta ajena;
• b) los autónomos;
• c) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos;
• d) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

¿Qué se puede denunciar?

En general, acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. En todo caso, se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y/o para la Seguridad Social, así como cualquier acto de terrorismo, contra la seguridad del transporte, o contra el medio ambiente.

Se podrán denunciar hechos del tipo descrito cuando se tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes

Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:

1. a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información
2. b) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
3. c) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.

¿Cómo se puede denunciar?

Cualquier denunciante puede utilizar el canal de denuncias de la empresa (preferentemente, según la Ley 2/2023), o bien ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes.

En la web de la empresa se explicita cómo funciona el canal de denuncias de la empresa, así como los requisitos para su acceder al mismo, y la información relevante de protección al denunciante que debe conocer.

¿Qué debe hacer una empresa para implantar un Canal de Denuncias?

1. Establecer el Canal de Información interno (Canal de Denuncias) que cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023 para dicho canal. Este requisito se cumple contratando el Canal de Denuncias de Comandsign.

2. Designar un Responsable del Sistema de Información. Este responsable deberá ser un directivo, que pueda desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo. No podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. Cuando la naturaleza o la dimensión de las actividades de la entidad no justifiquen o permitan la existencia de un directivo Responsable del Sistema, será posible el desempeño ordinario de las funciones del puesto o cargo con las de Responsable del Sistema, tratando en todo caso de evitar posibles situaciones de conflicto de interés.

El Responsable del Sistema será el encargado de realizar todas las acciones previstas para la recepción y gestión de las denuncias que se reciban.

3. Establecer un procedimiento de gestión de las informaciones/denuncias

El procedimiento establece las previsiones necesarias para que el Sistema interno de información cumpla con los requisitos establecidos en esta ley. El sistema Comandsign proporciona también el procedimiento a la empresa, a fin de que el responsable del Sistema de Información (la persona que internamente deberá gestionar la denuncia) pueda cumplir con sus obligaciones.

El Canal de Denuncias Comandsign garantiza el cumplimiento de los requisitos exigibles al Canal de Denuncias, en particular:

• Identificación del canal de denuncias para los posibles denunciantes, incluyendo en la web de la empresa y en Comandsign cómo funciona el canal de denuncias de la empresa, así como los requisitos para su acceder al mismo, y la información relevante de protección al denunciante que debe conocer, y el derecho a utilizar el canal externo.
• Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación. El sistema Comandsign permite establecer comunicaciones de acuse de recibo automáticamente, de manera que se cumplirá con esta obligación sin necesidad de acción voluntaria del Responsable.
• El Canal de Denuncias permite dar respuesta a las actuaciones de investigación, dando aviso previo automáticamente al Responsable para no incumplir los plazos máximos establecidos en la Ley (no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación).
• Mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.
• Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
• Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
• Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
• Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo a lo previsto en el título VI.
• Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

¿Cómo funciona el Canal de Denuncias?

El canal de Denuncias, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley, permite las siguientes acciones al denunciante:

• El primer acceso del denunciante al Canal de Denuncias Comandsign se podrá realizar por mail o telefónicamente, en la dirección de mail o en el nº de teléfono establecidos y publicitados para el Canal de la empresa. Desde este primer acceso y en cualquiera de las comunicaciones posteriores el denunciante podrá actuar identificando sus datos personales (incluyendo los datos para mantener todas las comunicaciones posteriores, tales como nº de teléfono y/o mail), o bien anónimamente.
• En este primer acceso se informará al denunciante que puede realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. Por escrito el sistema comandsign le habilita un sistema para escribir la denuncia sobre la misma plataforma, o bien le permite que remita un escrito redactado por él mismo (por correo postal, o escrito enviado por correo electrónico). En ambos casos Comandsign registrará la documentación de manera segura y fehaciente. También permite la recepción verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz, registrando en este caso . Se informará también que podrá hacer la denuncia mediante una reunión presencial, a convocar dentro del plazo máximo de siete días. En su caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo a lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.

Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante:

• a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
• b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

 A partir del primer contacto del denunciante, Comandsign remitirá al gestor de la empresa los datos recibidos en dicho primer contacto:

• Su identificación, con los datos facilitados por él (o información de su deseo de ser anónimo), así como los datos establecidos con su consentimiento para posteriores comunicaciones y acuse de recibo.
• El contenido de la denuncia recibida hasta el momento de aviso al gestor de la misma, dando acceso al gestor a dicho contenido a través de la plataforma comandsign, donde se garantiza el cumplimiento de todos los requisitos exigibles al canal de denuncias.

A partir de esta primera comunicación, el gestor del Sistema de Información podrá continuar con todas las acciones de la gestión de la denuncia, o bien solicitar el soporte de Comandsign para ello, tanto a nivel de registro de las acciones que se vayan realizando, como a nivel de asesoramiento legal sobre el contenido de la denuncia, a través del equipo de abogados de Comandsign.

Tarifas de Comansign

150 €/año (+iva), para empresas que ya son clientes de otras opciones de Comandsign. En caso de uso exclusivo de Comandsign como Canal de denuncias, el precio será de 200 €/año (+iva)

Comandsign realizará las siguientes acciones:

• Pondrá a disposición de la empresa el Canal de Denuncias, incluyendo los medios de acceso (teléfono y mail para el uso del canal de denuncias por parte de los denunciantes), plataforma informática de gestión y registro de todas las acciones de cada caso (informaciones del denunciante, respuestas al mismo, avisos automáticos de cualquier acción realizada al gestor de la empresa, configurable en cuanto al sistema de cómo avisar así como los plazos deseados por el gestor para ello). El gestor recibirá soporte para el acceso a cualquiera de los registros que se hayan incluido sobre cada caso, o para incluir cualquier registro que el denunciante haya hecho llegar a la empresa por cualquier medio externo a Comandsign (carta escrita enviada por correo postal, por ejemplo, que será incorporada como registro al expediente dentro de Comandsign para cumplir con los requisitos legales de conservación de datos y de confidencialidad de los mismos)

Nota: los medios de acceso podrán configurarse para utilizar teléfono y/o mail propios de la empresa.

En cualquier momento el gestor podrá solicitar asesoramiento legal sobre cualquier caso. Se presupuestará cada acción en el momento que surja la necesidad.